Early Warning: verzuim voorspellen in de naaste toekomst.

Verzuimcijfers zijn te beschouwen als de resultaten van al gerealiseerde oplossingen. Managementrapportages die verzuimcijfers tonen, tonen dus de kwaliteit van de sturing zoals die tot nu toe werd gerealiseerd.

De bruikbaarheid van die informatie voor de sturing in uw organisatie is vergelijkbaar met het kijken in de achteruitkijkspiegel: wat achter ons ligt is geweest en is alleen relevant wanneer het ons helpt te begrijpen wat ons staat te wachten. Maar wat zegt het verzuim over de kwaliteit van sturing? Waar of hoe kan de kwaliteit verbeteren of de kosten worden gereduceerd als de sturing verbetert?

Het is mogelijk de rapportages over verzuim veel bruikbaarder en nuttiger te maken. Onder andere door op grond van enkele simpele gegevens het verzuim in de komende weken heel precies (en betrouwbaar) te voorspellen. En dat is met name handig om de organisatie meer houvast te geven bij het treffen van tijdige en effectieve maatregelen. Dan kan je sturen op duurzame inzetbaarheid (hetgeen wordt beleefd als plezierig werken, tevredenheid over de kwaliteit van leidinggeven en de kwaliteit van werk en ook gepaard gaat met een laag verzuim). Deze systematiek is heel eenvoudig en speciaal met dat doel door mij ontwikkeld. Het werkt tweeledig: het voorspelt verzuim als een buienradar en informeert je over de kwaliteit van de sturing op verzuim en re-integratieprocessen. Het is een bron voor het leren en verbeteren (van en met elkaar) en het helpt succesvolle sturing door leidinggevenden in kaart te brengen (het vieren van succes is een krachtige bron van verbetering).

Hoe werkt het?

Directie en management ontvangen in hun rapportage een overzicht waaruit blijkt hoe effectief is gestuurd op de preventie en re-integratie van de eigen afdeling. Op grond van deze proceskwaliteit in de afgelopen periode wordt voorspeld hoe de bezetting in dit team in de nabije weken zal zijn. Dus op grond van de behaalde resultaten per afdeling wordt voor de komende weken voorspeld hoe groot de afwezigheid zal zijn, zodat er nog tijd genoeg is om in te grijpen! Belangrijker nog dan deze voorspelling is het oordeel over de proceskwaliteit en de verschillen per afdeling. Het doel is dat managers elkaar bevragen naar de manier waarop ze die goede scores kunnen evenaren (“hoe krijg jij dat goede resultaat voor elkaar?”)

Leidinggevenden die effectief sturen op inzetbaarheid zien dat effect dus in deze cijfers terug. Doordat ze voortdurend met de medewerker op zoek zijn naar oplossingen, neemt de kans op verzuim af en is tegelijk hun rendement bij re-integratie hoger. De kans dat een verzuimende medewerkers het werk binnen 1 week/6 weken hervat stijgt! Leidinggevenden die niet effectief sturen, zien de kans op verzuim stijgen en hebben een lage re-integratiesnelheid (de kans op spoedige werkhervatting is klein). In de “Early Warning” wordt getoond welke gevolgen dat de komende weken gaat hebben: de voorspellende kracht werkt dus als buienradar.

Wanneer u op het plaatje bovenaan dit artikel klikt, opent zich een voorbeeld van een dashboard. Het bevat het actuele verzuim, de actuele meldingsfrequentie en de  proceskwaliteit van de re-integratie (in week 1, week 6 en tot 26 weken). Op basis van deze proceskwaliteit en de nieuwe verzuimmeldingen kan worden voorspeld of, waar en wanneer in de naaste toekomst bezettingsvraagstukken ontstaan (met bijbehorende kosten, werkdruk en/of kwaliteitsproblemen) . Wanneer u doorklikt opent zich een grafiek van een hele grote fabriek. Het management van de verschillende afdelingen kreeg daar maandelijks een overzicht van de behaalde resultaten. Ook kregen ze direct inzicht in de proceskwaliteit van hun eenheid bij re-integratie en wisten ze welke leidinggevenden kampten met verzuimgevallen waarvan de verzuimkosten inmiddels de procuratiegrens dreigde te overschrijden. Op deze wijze kan het managementteam samen met de betrokken direct leidinggevenden de kwaliteit van het re-integratieproces voortdurend toetsen en verbeteren. In deze organisatie is daardoor de sturing verbeterd en is de inzetbaarheid fors toegenomen. Het verzuimpercentage is gedaald onder 3,3% en daalt nog verder.